Häufig gestellte Fragen
120 Antworten auf die Fragen, die Makler, Hausverwalter und WEG-Verwalter uns am häufigsten stellen.
Allgemein
Was ist ImmoOS? +
ImmoOS ist eine komplette Maklersoftware für den deutschen Markt.
Für welche Unternehmen ist ImmoOS geeignet? +
Einzelmakler, kleine Maklerbüros, Hausverwaltungen bis zu mittleren Unternehmen.
In welchen Sprachen ist ImmoOS verfügbar? +
ImmoOS ist primär in Deutsch, mit wachsender Englisch-Unterstützung.
Was unterscheidet ImmoOS von anderen Maklersoftware-Lösungen? +
Selbst-gehostet, datenschutzfreundlich, modular, mit KI-Unterstützung.
Auf welchen Geräten läuft ImmoOS? +
Web-Anwendung — läuft auf jedem modernen Browser, Desktop und Mobile.
FAQ: Hosting & Installation +
Gibt es eine iOS- oder Android-App? +
Derzeit keine native App, aber PWA-fähig. Native Apps sind in Planung.
FAQ: Buchhaltung +
FAQ: WEG-Verwaltung +
Wie ist es mit dem Datenschutz? +
Ihre Daten bleiben auf Ihrem Server. ImmoOS ist DSGVO-kompatibel konzipiert.
Wie erreiche ich den Support? +
Per Ticket-System direkt aus ImmoOS oder per E-Mail.
Gibt es Schulungen oder Einarbeitung? +
Ja, Online-Einführungen und persönliche Einarbeitungen gegen Aufwandserstattung.
Häufig gestellte Fragen +
Gibt es eine Testversion? +
Ja, 14 Tage kostenlos testen ohne Zahlungsangaben.
Installation & Setup
Welche Systemanforderungen hat ImmoOS? +
PHP 8.3+, MySQL/MariaDB, Apache oder nginx.
Wie lange dauert die Installation? +
Rund 10 Minuten bis zur funktionierenden Installation.
Kann ImmoOS auf einer Subdomain installiert werden? +
Ja. Subdomain oder Subverzeichnis beides möglich.
Was mache ich, wenn .htaccess nicht funktioniert? +
ImmoOS erzeugt die .htaccess beim ersten Start automatisch. Mod_rewrite muss aktiv sein.
Wie ziehe ich ImmoOS auf einen anderen Server um? +
Backup erstellen, Backup auf neuem Server einspielen, Lizenz neu registrieren.
Beim Installieren erscheint eine weiße Seite / 500-Fehler. Was nun? +
Meist PHP-Version zu alt, fehlende Extension oder Schreibrechte auf storage/.
Fehlermeldung "vendor/autoload.php not found". Was tun? +
Das ZIP wurde unvollständig hochgeladen. Neu hochladen.
Wie stelle ich auf HTTPS um? +
Aktivieren Sie SSL bei Ihrem Hoster und setzen Sie in den Einstellungen die HTTPS-URL.
Welche E-Mail-Server-Einstellungen brauche ich? +
SMTP-Zugangsdaten Ihres Hosters oder eines dedizierten Mail-Services.
Kann ich die Domain meiner Installation nachträglich ändern? +
Ja, aber die Lizenz muss neu aktiviert werden.
Lizenz & Pläne
Was sind die Unterschiede zwischen den Paketen Basis, Premium, Ultra, Max? +
Basis: Einzelmakler, Premium: KI-Exposés + Matching + Import, Ultra: + HV + WEG, Max: alles.
Kann ich zwischen Paketen wechseln? +
Upgrade jederzeit möglich, Downgrade zum Vertragsende.
Was sind Addons und wie funktionieren sie? +
Optionale Zusatzmodule, die sich einzeln zubuchen lassen.
Wo finde ich meinen Lizenzschlüssel? +
Im Kundenbereich auf immo-os.com und in der Bestellbestätigungs-Mail.
Ich habe meinen Lizenzschlüssel verloren. Was tun? +
Im Kundenbereich erneut abrufen oder Support kontaktieren.
Kann ich ImmoOS auf mehreren Servern installieren? +
Eine Lizenz = eine Domain. Weitere Lizenzen sind möglich.
Wie kündige ich meine Lizenz? +
Im Kundenbereich mit einem Klick, zum Ende der Laufzeit.
Was passiert mit meinen Daten nach Kündigung? +
Ihre Daten bleiben bei Ihnen — ImmoOS speichert nichts extern.
Was passiert nach Ablauf der Testversion? +
Die Installation sperrt sich, Daten bleiben erhalten.
Wo bekomme ich eine Rechnung für meine Zahlung? +
Automatisch per E-Mail, zusätzlich im Kundenbereich.
Objekte
Wie viele Objekte kann ich anlegen? +
Abhängig vom Paket: Basis 100, Premium 1000, Ultra/Max unbegrenzt.
Kann ich ein Objekt duplizieren? +
Ja, per Klick auf „Duplizieren" in der Objektliste.
Wie hinterlege ich den Energieausweis bei einem Objekt? +
Unter „Ausstattung" die Energiedaten eingeben und optional PDF anhängen.
Kann ich ein Objekt ohne Adresse veröffentlichen (diskret)? +
Ja, die Adresse kann als „nur auf Anfrage" markiert werden.
Ich habe einen Grundriss nur als Papier. Wie bekomme ich ihn digital? +
Abfotografieren und hochladen, oder Grundriss-Service des KI-Moduls nutzen.
In welcher Auflösung soll ich Objektbilder hochladen? +
JPG oder PNG, 2000–3000 px lange Seite, ImmoOS skaliert automatisch.
Wie funktioniert die Referenznummer? +
Automatisch vergeben (Schema konfigurierbar) oder manuell setzbar.
Wie gehe ich mit dem Bestellerprinzip bei Vermietung um? +
ImmoOS kennt Miet- und Kauf-Courtage getrennt — bei Miete kein Hinweis auf Käufer-Courtage.
Ein Objekt ist reserviert. Wie markiere ich das? +
Status auf „Reserviert" setzen — Anfragen werden weiter angenommen.
Objekte nach Verkauf ausblenden oder als Referenz zeigen? +
Beides möglich — Einstellung pro Objekt oder global.
Kann ich eigene Felder (Custom Fields) zu Objekten hinzufügen? +
Ja, mit dem Custom-Fields-Modul (EAV-Pattern) ab Ultra-Plan.
Kann ich viele Objekte per Excel gleichzeitig anlegen? +
Ja, per CSV-Import aus dem Import-Modul.
Wie nutze ich die KI-Textgenerierung für Exposé-Beschreibungen? +
KI-Button neben dem Beschreibungsfeld — auf Basis der Objekt-Metadaten.
Wie lege ich die genaue Lage-Koordinate eines Objekts fest? +
Adresse eintragen — ImmoOS holt Koordinaten per Nominatim-Geocoding.
Kann ich auf dem Exposé ähnliche Objekte anzeigen? +
Ja, als Cross-Selling-Block im Exposé-Footer.
Exposés
Wie passe ich das Design des PDF-Exposés an? +
Über Corporate Design + Template-Wahl + ggf. eigenes Template-HTML.
Eignet sich das Exposé-PDF für den professionellen Druck? +
Ja — 300 dpi, Schnittmarken und Beschnittzugabe optional.
Kann ich ein Wasserzeichen auf Exposé-Bildern hinterlegen? +
Ja — automatisch mit Logo oder Copyright-Text.
Kann ich das Exposé als Link statt als PDF verschicken? +
Ja — als Web-Exposé mit eigener URL.
Kann ich für einen bestimmten Interessenten ein individuelles Exposé generieren? +
Ja — mit personalisiertem Titel und ausblendbaren Abschnitten.
Sehe ich, ob ein Interessent das Exposé geöffnet hat? +
Ja — für Web-Exposés mit Öffnung, Aufrufdauer, IP-Ort.
Kann ich Exposés auf Englisch erstellen? +
Ja — alle Systemtexte sind in Englisch verfügbar.
Kann ich ein Exposé an mehrere Interessenten gleichzeitig senden? +
Ja — mit Matching-Vorschlägen oder manueller Auswahl.
Gibt es Exposés auch im Querformat / als Präsentation? +
Ja — 16:9-Layout als PDF oder HTML-Slideshow.
Werden Video-Exposés in Portale übertragen? +
Ja — als YouTube-Link im OpenImmo-Export.
Matching & Interessenten
Kann ich die Gewichtung der Matching-Kriterien ändern? +
Ja, in den Matching-Einstellungen ab Ultra-Plan.
Wie aktiviere ich automatische Benachrichtigungen an Interessenten? +
Pro Suchprofil aktivieren — bei DSGVO-Einwilligung.
Warum findet das Matching keine Treffer für meinen Interessenten? +
Häufigste Ursachen: Suchprofil zu eng, zu wenige aktive Objekte, Mindest-Score zu hoch.
Kann ein Interessent mehrere Suchprofile haben? +
Ja — z. B. eines für Kauf, eines für Miete oder für verschiedene Standorte.
Wie gehe ich mit DSGVO-Einwilligungen für Interessenten um? +
Pro Interessent: Einwilligungen dokumentiert, widerrufbar, zeitgestempelt.
Kann ich Interessenten aus einer alten Datenbank importieren? +
Ja — CSV-Import ab Premium, DSGVO-Hinweise beachten.
Wie sehe ich die Historie aller Kontakte zu einem Interessenten? +
Im Interessenten-Detail unter dem Tab „Historie".
Kann ich einen Interessenten sperren (Blacklist)? +
Ja — Status „gesperrt" verhindert alle automatischen Mails und Portal-Zugriffe.
Hausverwaltung
Was brauche ich, um das HV-Modul zu nutzen? +
Ultra-Plan oder HV-Addon zu kleineren Plänen.
Was ist der Unterschied zwischen Maklerobjekten und HV-Objekten? +
Maklerobjekte werden vermittelt, HV-Objekte langfristig verwaltet.
Wie wickle ich einen Mieterwechsel ab? +
Alter Mietvertrag beenden, neuen anlegen, Übergabeprotokoll im DMS ablegen.
Kann ich Mieterhöhungen automatisch berechnen? +
Ja, für Index- und Staffelmietverträge.
Wie markiere ich eine leerstehende Einheit? +
Einheit-Status auf „leerstehend" setzen. Keine Sollstellung mehr.
Was ist, wenn eine Einheit nur einen Teil des Jahres vermietet war? +
ImmoOS rechnet zeitanteilig — automatisch.
Wie erstellt ein Mieter ein Ticket selbst? +
Über das Mieterportal unter „Mangel melden".
Mein Handwerker will keinen Portal-Zugang. Geht das? +
Ja — Ticket per E-Mail mit PDF versenden.
Kann ich die SLA-Fristen anpassen? +
Ja — pro Verwaltervertrag oder pro Ticket-Kategorie.
Wie verwalte ich den Verwaltungsbeirat einer WEG? +
Als Personen mit Rolle „Beirat" zur Gemeinschaft zuordnen.
WEG
Was brauche ich, um das WEG-Modul zu nutzen? +
WEG-Addon (79 €) oder Max-Plan (enthalten).
Wie werden Miteigentumsanteile (MEA) berechnet? +
Aus der Teilungserklärung übernommen — ImmoOS rechnet nur.
Kann ich eine Eigentümerversammlung online durchführen? +
Ja — seit der WEG-Reform 2020 rechtlich möglich, wenn beschlossen.
Wie funktionieren Umlaufbeschlüsse? +
Beschluss-Vorlage per E-Mail, Stimmabgabe online, Ergebnis automatisch.
Wie wird das Quorum für Beschlüsse berechnet? +
Nach Köpfen oder nach MEA — je nach Beschlussart.
Wie dokumentiere ich angefochtene Beschlüsse? +
Status auf „angefochten" setzen und Anfechtungsdaten erfassen.
Wie trenne ich die Instandhaltungsrücklage von laufenden Einnahmen? +
Separate Bankkonten empfohlen — ImmoOS führt separate Konten pro Gemeinschaft.
Wo hinterlege ich die Teilungserklärung? +
Im DMS der Gemeinschaft, Typ „Teilungserklärung".
Buchhaltung
Welchen Kontenrahmen soll ich wählen — SKR03 oder SKR04? +
Für Immobilienverwaltungen: SKR04. Für Einzelmakler: SKR03 ausreichend.
Meine Bank liefert nur MT940, kein CAMT. Geht das auch? +
Ja — beide Formate werden unterstützt.
Ist ImmoOS GoBD-konform? +
Ja — unveränderliche Buchungen, Audit-Trail, Belegarchiv mit SHA-256-Prüfsummen.
Mein Steuerberater hat DATEV-Kanzlei, aber kein DATEVpro-Online. Geht der Export? +
Ja — DATEV-Postversandformat (CSV) wird von allen DATEV-Versionen gelesen.
Kann ich ImmoOS als Kleinunternehmer ohne USt nutzen? +
Ja — USt in den Einstellungen deaktivieren, Rechnungen ohne USt ausweisen.
Was muss ich am Jahreswechsel tun? +
Jahresabschluss erstellen, Saldenvortrag buchen, neues Geschäftsjahr anlegen.
Wie erstelle ich eine Umsatzübersicht pro Objekt? +
Unter Buchhaltung → Berichte → Objekt-Umsatz.
Kann ich Verzugszinsen automatisch berechnen? +
Ja — ab Stufe 3 Mahnung mit gesetzlichem Zinssatz (9 % über Basiszinssatz).
Kann ich eine Sammelrechnung für mehrere Leistungen erstellen? +
Ja — mehrere Positionen in einer Rechnung mit eigenem Rechnungstext.
Unterstützt ImmoOS die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)? +
Ja — für Kleinunternehmer und Freiberufler mit vereinfachtem Kontenrahmen.
Portale
Der Mieter erhält keine Portal-Einladungsmail. Was tun? +
Spam-Ordner prüfen, Mail neu versenden, ggf. SPF/DKIM-Konfiguration prüfen.
Eine Einheit hat mehrere Mieter (WG). Wie richte ich Portal-Zugänge ein? +
Pro Mieter einen eigenen Account, alle sehen dieselbe Einheit.
Ein Mieter hat sein Portal-Passwort vergessen. Was kann er tun? +
Passwort-vergessen-Link auf der Login-Seite.
Ein Eigentümer bewohnt sein Objekt selbst. Braucht er dann einen Portal-Zugang? +
Sinnvoll, wenn er Abrechnungen und Tickets sehen soll.
Kann ich das Design der Portale an meine Marke anpassen? +
Ja — alle Portale nutzen automatisch Ihr Corporate Design.
Können die Portal-URLs eigene Subdomains haben? +
Ja — z. B. mieter.ihre-firma.de.
Sieht ein Handwerker nur seine eigenen Aufträge? +
Ja — strikte Mandantentrennung.
Ein Mieter zieht aus. Wann wird sein Portal-Zugang gelöscht? +
Zugang wird deaktiviert, Daten DSGVO-konform archiviert.
Portal-Export
Was ist OpenImmo und wofür brauche ich es? +
Deutscher Standard für Immobilien-Datenaustausch zwischen Maklern und Portalen.
Welche Portale werden unterstützt? +
Alle großen deutschen Portale per OpenImmo, ImmoScout24 zusätzlich per API.
Woher bekomme ich die FTP-Zugangsdaten für ein Portal? +
Vom Portal selbst — Sie müssen dort einen Maklervertrag haben.
Wie oft werden Objekte an Portale übertragen? +
Standard alle 6 Stunden, konfigurierbar zwischen 1 und 24 Stunden.
Kann ich ein Objekt sofort (ohne Cron) an ein Portal schicken? +
Ja — Button „Jetzt übertragen" im Objekt-Detail.
Wie sehe ich, welche Objekte erfolgreich übertragen wurden? +
Im Übertragungsprotokoll pro Portal.
Lohnt sich die ImmoScout24 REST-API statt OpenImmo-FTP? +
Ja: schneller, zuverlässiger, mehr Features — aber API-Zugang kostet extra.
Ich nutze bislang SES ImmoTool 3. Kann ich ohne Unterbrechung zu ImmoOS wechseln? +
Ja — OpenImmo-Export ist SES-kompatibel, Portale bemerken den Wechsel nicht.
Datenschutz & Sicherheit
Wer hat Zugriff auf meine Daten? +
Nur Sie und die von Ihnen angelegten Benutzer. Anthropic erhält keine Einsicht.
Brauche ich einen AVV mit jens-richter.com? +
Nur für KI-Funktionen und Support-Zugriffe — sonst nein.
Wie handle ich DSGVO-Auskunftsanfragen (Art. 15)? +
Person im Interessenten-Portal suchen und per Klick Datenexport erzeugen.
Was mache ich bei einer Löschanfrage (Art. 17 DSGVO)? +
Datensatz anonymisieren oder löschen — außer gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
Ist ImmoOS mit dem Cookie-Banner DSGVO-konform? +
Ja — keine Tracking-Cookies ohne Einwilligung, opt-in für Analytics.
Liegen meine Daten in einem Backup bei jens-richter.com? +
Nein — alle Backups liegen auf Ihrem Server.
Sollte ich 2FA für alle Mitarbeiter aktivieren? +
Ja — insbesondere bei Zugriff auf Mieter-/Eigentümer-/Buchhaltungsdaten.
Mobile & Browser
Wie gut ist ImmoOS auf dem Handy bedienbar? +
Optimiert für Smartphone-Arbeit bei Besichtigungen — Vollversion am Desktop.
Kann ich Fotos direkt aus der Kamera hochladen? +
Ja — Foto-Capture direkt im Upload-Dialog.
Welche Browser werden unterstützt? +
Aktuelle Versionen von Chrome, Firefox, Safari, Edge.
Kann ich ImmoOS als App aufs Handy legen? +
Ja — Progressive Web App (PWA).
Funktioniert ImmoOS auch offline? +
Lesend teilweise, schreibend nein — ein stabiler Internet-Zugang ist nötig.
Nach Update seh ich eine alte Version. Was tun? +
Browser-Cache leeren (Strg+F5 oder Cmd+Shift+R).
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